Is jouw organisatie klaar voor Europese subsidies?

Van wegenwerken over natuurreservaten, van antiracismecampagnes en kunstprojecten tot de ontwikkeling van nieuwe producten in bedrijven… Ons dagelijkse leven zou er heel anders uitzien zonder de subsidies van Europa.

Waarschijnlijk is er ook een Europese subsidielijn die aansluit bij het werk van jouw organisatie. De vraag is of jouw organisatie klaar is om zo’n subsidie binnen te rijven én te managen. En of het voor jou wel de beste optie is? Een kleine introductie in Europese subsidies voor sociale organisaties, met nuttige do’s en don’ts.

Europese fondsen

Europa verdeelt haar middelen in een reeks thematische programma’s: rond werk en sociale zaken, rond onderzoek, rond kunsten en media en rond leren… De hele structuur wordt elke 7 jaar onder de loep genomen en herschikt in een nieuw ‘Multiannual Financial Framework’. Binnenkort, in 2021, start een nieuwe periode van 7 jaar. Op dit moment wordt er binnen de Europese instellingen flink gebikkeld over hoe de middelen over beleidsterreinen en programma’s verdeeld zullen worden in de komende periode 2021-2027.

Een aantal regels zijn vastgelegd voor alle Europese programma’s. De programma’s zelf hebben ook elk hun eigen wettelijk vastgelegde regels en prioriteiten, telkens voor 7 jaar. 

Als organisatie kan je uitkijken naar verschillende soorten subsidies: 

  • Sommige middelen beheert de Europese Commissie zelf op een centrale manier. Dien je een project in voor een centraal beheerde subsidie, dan ga je in concurrentie met kandidaten uit heel Europa. Meestal moet je voor je project ook samenwerken met partners uit andere landen. In ruil daarvoor krijg je heel wat mogelijkheden die binnen België misschien niet te vinden zijn.
  • Andere middelen worden beheerd door de lidstaten of ‘gedecentraliseerd’. Sommige gedecentraliseerde fondsen zijn heel aanspreekbaar en kunnen echt advies geven over je projectplannen. Dat is bijvoorbeeld het geval in Vlaanderen voor ESF (het Europees Sociaal Fonds) en Erasmus+ (internationale uitwisselingen en partnerschappen rond leren, met de agentschappen EPOS en JINT). Een bijkomend voordeel is dat je voor sommige van deze gedecentraliseerde fondsen geen partner hoeft te zoeken in andere landen. 

Wil je weten welke subsidielijn bij jou past? Het agentschap VLEVA is een goede start. Ze hebben een gratis gids voor het volledige subsidieprogramma en bieden regelmatige updates over Europese subsidies.

Hou je agenda bij

Of je nu kiest voor een centrale projectoproep of een projectaanvraag bij een gedecentraliseerd fonds, een aanvraag voor Europese subsidies is niet niks. Gelukkig kan je ze vaak lang van tevoren inplannen. Elk fonds stelt immers jaarprogramma’s of meerjarenprogramma’s op waarin het in grote lijnen aangeeft hoe het haar geld zal besteden. Je kan in zo’n programma lezen welke subsidieoproepen er komen in een bepaald jaar, hoeveel overheidsopdrachten er gepland zijn, en wat de grote prioriteiten zullen zijn.

De stiptheid van die programma’s verschilt. Sommige fondsen hebben hun werkprogramma’s al online bij de start van het jaar. Het is ook wel eens gebeurd dat een jaar al halfweg was vooraleer het programma van een bepaald fonds beschikbaar was…

Cofinanciering

Europese subsidies financieren vaak slechts een deel van je uitgaven. Dat betekent dat je op zoek moet naar bijkomende middelen, de zogenaamde cofinanciering. Je moet dan bv. voor elke 50% van je budget uit Europese middelen 50% elders vinden. Die andere middelen mogen niet van Europa komen, ook niet via een omweg langs je eigen overheid. Kijk dit zorgvuldig na. Vaak kan je al in de jaarprogramma’s van de Europese fondsen lezen hoeveel cofinanciering er voor elke oproep gevraagd wordt. Ook daarop kan je je alvast beginnen voorbereiden, door na te denken waar je je cofinanciering denkt te halen.

Goed voorbereid uit de startblokken

Heb je een subsidielijn gevonden en ben je er helemaal klaar voor? Hou zeker rekening met deze gouden regels:

1. Lees de subsidieoproep van naaldje tot draadje

Een Europese subsidieoproep is geen ontspannende bedlectuur. Toch is elk woord belangrijk. Begin altijd met een zorgvuldige lezing van alle relevante documenten, en neem er ook de grondteksten van het fonds even bij. Maak gebruik van infomomenten en steek je licht op bij mensen die ervaring hebben met de subsidielijn. 

In elke projectaanvraag moet je aantonen hoe jouw project bijdraagt aan de doelstellingen van het programma in kwestie. Je moet dus goed begrijpen wat Europa precies wil bereiken met die ene projectoproep.

2. Zoek echte partners

Europese subsidieprogramma’s verwachten meestal dat je je projecten in partnerschap indient, vaak met partners uit verschillende lidstaten (of daarbuiten, als je bv. een project indient rond ontwikkelingssamenwerking). Bekijk zeker de voorschriften voor die partners: soms is een overheidspartner verplicht, of worden commerciële partners uitgesloten…

Het gebeurt maar al te vaak dat organisaties op het laatste nippertje nog zoeken naar een ontbrekende partner. Soms vind je ook wel een organisatie die omwille van de lieve centen een handtekening onder een partnerovereenkomst wil zetten. Vergeet echter niet dat je achteraf ook samen met die partner het project moet uitvoeren.

Misverstanden over het doel van het project, een partner die verplichtingen niet nakomt… Europese drama’s en frustraties zijn er genoeg.

Hoe pak je het dan beter aan? Begin nu alvast te netwerken met andere organisaties in Europa (of daarbuiten). Zoek op wie er interessant werk verricht in jouw veld, spreek mogelijke partners aan op seminaries, investeer misschien toch eens in zo’n buitenlands congres. Bespreek welke bezorgdheden, ambities en dromen jullie delen. En vooral: op welke punten een samenwerking binnen Europa jouw werk echt vooruit zou kunnen helpen.

3. Voorzie tijd om te schrijven

Zoals gezegd, kan je vele Europese subsidie-oproepen van tevoren zien aankomen. Maak daar gebruik van. Een Europees project schrijf je niet op een weekend of na je uren. Het gemiddelde dossier kost je vlot een maand fulltime werk: voor de besprekingen met partners, het uitgebreide schrijfwerk, de administratieve afhandeling. Bovendien moet je project complementair zijn met wat er al bestaat. Ook dat opzoekwerk kost wel wat tijd.

Besteed je liever je tijd aan iets anders dan projecten schrijven? Soms is het voordeliger om een projectschrijver in te huren die de klappen van de zweep kent, dan je eigen medewerkers weg te halen van hun kerntaak. Maar maak ook dan tijd vrij om alles grondig door te spreken en na te lezen, want jij moet immers het project uitvoeren als het goedgekeurd wordt.

Moet je een dossier in het Engels schrijven? Taalfouten mogen normaalgezien geen rol spelen bij de beoordeling, ‘Euro-English’ is de norm. Maar beoordelaars zullen toch net iets aandachtiger je project lezen als het helder en met niet al te veel fouten geschreven is. Zoek dus iemand die goed Engels kan en laat je project nalezen. Ook in het Nederlands is een vlot en beknopt geschreven project trouwens een must. De beoordelaar van je dossier zal je dankbaar zijn.

En ook nog dit: als je een project uitschrijft waar je écht van overtuigd bent, is dat altijd een nuttige oefening. Ook als je project afgekeurd wordt, heb je immers grondig nagedacht over wat je wil doen en alles doorgesproken met je partners. Bij een volgende gelegenheid – in Europa of elders – zal je misschien wel heel wat denk- en schrijfwerk kunnen hergebruiken.

4. Voorzie een potje voor de magere maanden

De Europese molen maalt soms traag. Omdat de Europese instellingen zelf gebonden zijn aan strikte procedures, gebeurt het al eens dat een uitbetaling op zich laat wachten. Sowieso krijg je de laatste schijf van je subsidie pas na je eindrapport.

Heb je de nodige reserve om zo’n periode te overbruggen? Het is verstandig om te bekijken met je financieel verantwoordelijke hoe het zit met je cashflow.

Conclusie: to Europe or not to Europe?

Heb je weinig tijd, nood aan veel flexibiliteit en voel je je niet op je gemak bij uitgebreide administratieve procedures? Misschien is het dan nog niet jouw moment om je te wagen aan een Europees avontuur. Je zou eventueel al eens kunnen kijken naar de meer toegankelijke subsidies, bijvoorbeeld de subsidies voor uitwisselingen rond leren in het Erasmus+-programma.

Wil je daarentegen een volgende stap zetten in je ontwikkeling als organisatie, wil je een project grondig ontwikkelen of opschalen? Wil je je vleugels uitslaan, al dan niet buiten de landsgrenzen? En heb je het nodige organisatorische talent in huis? Dan ben jij helemaal klaar voor Europese subsidies!

Klaar voor Europa?